Cada pedido especial avisado, confirmado y recogido

El asesor deja de perseguir clientes. El agente lo hace y lo deja registrado

Hoy el área de refacciones maneja entre 20 y 30 pedidos especiales pagados por adelantado. Cuando llega uno, el asesor llama o escribe a mano. Hay retrasos, llamadas de clientes preguntando por su pedido y piezas pagadas que se quedan en el almacén.

Cada requerimiento del documento PR004, con su respuesta

Del pedido que llega de planta al cliente en mostrador

Seis piezas, un solo agente

Detalle de cada pieza

A · Conector con el ERP

• Consulta periódica de los pedidos especiales que ya llegaron de planta y están listos para entrega.
• Por pedido: folio, cliente, teléfono, correo, piezas, sucursal, fecha de llegada y estatus de pago. Los campos finales se validan en el análisis.
• Escritura del resultado de cada contacto: canal, fecha y hora, estatus, cliente enterado y fecha comprometida.
• Lectura del estatus Entregado para detener avisos y recordatorios.
• Si el ERP no permite escribir: archivo de exportación diario con el formato que se acuerde.

B · Motor de secuencias

• Secuencia llamada → WhatsApp → correo. Pasa al siguiente canal solo si no hubo contacto en el anterior.
• Intentos por canal, tiempo entre intentos y horario en que se permite contactar, configurables por la empresa.
• Mientras no llegue la fecha comprometida, no se envían más avisos de ese pedido.
• Recordatorio al vencer la fecha sin entrega, con nueva fecha solicitada. Al llegar al máximo de intentos, el pedido queda en Pendiente para el personal.

C · Agente de voz

• Llamada saliente en español natural, desde un número mexicano, identificándose a nombre de la empresa.
• Informa folio, piezas, sucursal, dirección y horarios de atención.
• Pregunta qué día pasará el cliente, interpreta fechas habladas y las repite para confirmarlas.
• Detecta buzón de voz y llamadas no contestadas, y responde dudas básicas del pedido. Si el cliente pide hablar con alguien, lo deja marcado para el asesor.

D · WhatsApp y correo

• WhatsApp oficial de la empresa con plantillas de aviso y recordatorio aprobadas por Meta.
• Interpretación de la respuesta del cliente, registro de la fecha y mensaje de confirmación.
• Correo con la imagen corporativa, enviado desde el dominio de la empresa. Lectura de las respuestas para capturar la fecha.

E · Bitácora de seguimiento

• Vista de todos los pedidos en proceso con su estatus: Pendiente, Contactado, Fecha comprometida o Entregado.
• Historial por pedido: cada llamada con grabación y transcripción, cada mensaje y cada correo.
• Lista de pedidos que llegaron al límite de intentos, para que el personal les dé seguimiento.
• Acceso por usuario desde computadora y celular. Exportación a Excel.

F · Arranque

• Configuración de sucursales, direcciones, horarios de mostrador y guiones de llamada y mensaje.
• Pruebas contra el ambiente de pruebas del ERP antes de tocar producción.
• Piloto con pedidos reales, revisando cada llamada con el área de refacciones.
• Capacitación al área de refacciones y documentación técnica y de operación para Dostics.

No partimos de cero: ya operamos agentes de WhatsApp en producción integrados a sistemas de nuestros clientes. Fuera de este alcance y cotizables después: llamadas entrantes, otros procesos de postventa (servicio, citas, encuestas) y desarrollo de la API del ERP.

El ERP sigue siendo la fuente de verdad

El agente no guarda una copia paralela de los pedidos: lee y escribe en el ERP. Para cerrar el análisis necesitamos resolver estos puntos con quien administra el ERP:

1. 01

   ¿Qué servicios expone la API para consultar los pedidos listos?

   Documentación, autenticación y un ambiente de pruebas con datos de ejemplo.

2. 02

   ¿Se puede escribir el resultado del contacto?

   Estatus, canal, fecha y hora, y fecha comprometida. Si no, acordamos el formato del archivo de exportación.

3. 03

   ¿Cómo sabe el ERP que un pedido ya se entregó?

   Es lo que detiene los avisos y los recordatorios.

4. 04

   ¿Los datos de contacto están completos y verificados?

   Teléfono a diez dígitos y correo por cliente. Con datos incompletos, el agente salta al canal disponible.

Suponemos que la API ya existe o la habilita el equipo del ERP. Si hay que construirla, la cotizamos aparte.

Unos $7 pesos por pedido avisado

Lo que el cliente paga cada mes por usar el agente: minutos de llamada, mensajes y número telefónico. Se paga directo a cada proveedor, sin margen nuestro.

Stack recomendado

Una llamada a celular cuesta en total unos US$0.11 por minuto, alrededor de $2 pesos.

Cuánto sería al mes

Supuesto por pedido: dos o tres intentos de llamada con unos tres minutos facturables en total, recordatorio incluido, dos mensajes de WhatsApp y un correo. Son unos $7 MXN por pedido.

No incluye la operación administrada de $3,500 MXN + IVA al mes (sección 07). Si el cliente ya tiene un número de WhatsApp Business o un servicio de correo, se reutilizan.

Por qué este stack

Comparamos las opciones disponibles en noviembre de 2026. Con este stack, el minuto de voz es el más barato entre las plataformas que llaman directo a un teléfono, sin un servidor de audio intermedio que mantener. Además, la línea se puede cambiar de Twilio a Telnyx sin tocar el agente.

Precios de lista en dólares a noviembre de 2026, con tipo de cambio de $18.6. Pueden variar por proveedor y los confirmamos con el consumo real del piloto. Son avisos transaccionales a clientes con pedido pagado, no publicidad.

Cinco semanas y un pago único

Precio para Dostics, que lo integra a su propuesta al cliente final. Los datos son del cliente y el código desarrollado se transfiere al liquidar. Propuesta vigente por 30 días.

Lo que necesitamos

Adolfo Rangel Prado · HEYAY LABS · adolfo@heyaylabs.com · WhatsApp +52 33 1450 9643