Propuesta · Agente de avisos de refacciones
Cada pedido especial avisado, confirmado y recogido
Un agente toma del ERP los pedidos que ya llegaron de planta, avisa al cliente por llamada, WhatsApp o correo, registra en el ERP cuándo pasará y lo vuelve a buscar si no llega.
El asesor deja de perseguir clientes. El agente lo hace y lo deja registrado
Hoy el área de refacciones maneja entre 20 y 30 pedidos especiales pagados por adelantado. Cuando llega uno, el asesor llama o escribe a mano. Hay retrasos, llamadas de clientes preguntando por su pedido y piezas pagadas que se quedan en el almacén.
LA PROPUESTA
Un agente lee del ERP los pedidos listos, llama al cliente con voz y, si no contesta, le escribe por WhatsApp y luego por correo. Captura la fecha en que pasará, la registra en el ERP y le vuelve a dar seguimiento si esa fecha llega y el pedido sigue en almacén.
Cada requerimiento del documento PR004, con su respuesta
| Requerimiento | Cómo lo resolvemos |
|---|---|
| R001 · Integración con ERP. Leer los pedidos listos y registrar ahí las respuestas, sin doble captura. | El agente consulta y escribe por la API del ERP. Si no se puede escribir, entrega un archivo de exportación con el formato acordado. |
| R002 · Flujo de contacto. Llamada, luego WhatsApp, luego correo, con horarios y dirección de la sucursal. | Secuencia configurable: intentos por canal, tiempo entre intentos y horario en que el agente puede contactar. |
| Agente de llamadas. Avisar con folio, piezas, sucursal y horarios, y capturar la fecha de recolección. | Agente de voz en español que se identifica a nombre de la empresa, entiende fechas habladas («el jueves», «pasado mañana») y las confirma antes de registrar. |
| WhatsApp. Aviso con folio, sucursal, dirección y horarios. El cliente responde con su fecha. | Plantilla oficial aprobada por Meta. El agente interpreta la respuesta, la registra y confirma: «Gracias, te esperamos en sucursal el día X». |
| Correo. Aviso con imagen corporativa; el cliente puede responder. | Correo con la marca de la empresa desde su dominio. El agente lee la respuesta y captura la fecha. |
| R003 · Seguimiento y estatus. Pendiente, Contactado, Fecha comprometida y Entregado. | Estatus actualizado en el ERP en cada interacción, con canal, fecha y hora del contacto. |
| R004 · Recordatorios. Volver a contactar si no recoge en la fecha, con un límite de intentos. | Al llegar la fecha sin entrega, reinicia la secuencia y pide una nueva fecha. Al llegar al límite, deja el pedido en Pendiente para el personal. |
Del pedido que llega de planta al cliente en mostrador
- 01Pedido listoEl agente lo detecta en el ERP con folio, piezas, sucursal y datos del cliente
- 02LlamadaAgente de voz avisa y pregunta qué día pasará. Reintenta si no contesta
- 03WhatsApp y correoSi no hubo contacto, sigue al siguiente canal con el mismo aviso
- 04RegistroEstatus, canal y fecha comprometida quedan en el ERP
- 05RecordatorioSi llega la fecha y no está entregado, vuelve a contactar
EJEMPLO
Llega de planta el pedido 4821. A las 10:00 el agente llama: no contesta. Reintenta a las 13:00 sin respuesta y envía el WhatsApp. A las 15:20 el cliente responde «el viernes en la mañana». El agente registra Fecha comprometida para el viernes y le confirma la sucursal y el horario. El viernes a las 19:00 el pedido sigue sin entregarse, así que el lunes lo vuelve a llamar.
Seis piezas, un solo agente
| Pieza | Qué hace |
|---|---|
| A · Conector con el ERP | Lectura de pedidos listos y escritura de estatus, contacto y fecha comprometida por API. Respaldo por archivo de exportación. |
| B · Motor de secuencias | Orden de canales, intentos, tiempos, horarios permitidos, recordatorios y límite de intentos, configurables sin programar. |
| C · Agente de voz | Llamadas salientes en español con número mexicano. Avisa, captura la fecha de recolección y la confirma. |
| D · WhatsApp y correo | Plantillas oficiales de WhatsApp y correo con la marca de la empresa. Ambos canales leen la respuesta del cliente. |
| E · Bitácora de seguimiento | Panel web con cada pedido, su estatus e historial: grabación y transcripción de llamadas, mensajes y correos. |
| F · Arranque | Configuración de sucursales, horarios y guiones, piloto con pedidos reales, capacitación y documentación. |
Detalle de cada pieza
A · Conector con el ERP
- Consulta periódica de los pedidos especiales que ya llegaron de planta y están listos para entrega.
- Por pedido: folio, cliente, teléfono, correo, piezas, sucursal, fecha de llegada y estatus de pago. Los campos finales se validan en el análisis.
- Escritura del resultado de cada contacto: canal, fecha y hora, estatus, cliente enterado y fecha comprometida.
- Lectura del estatus Entregado para detener avisos y recordatorios.
- Si el ERP no permite escribir: archivo de exportación diario con el formato que se acuerde.
B · Motor de secuencias
- Secuencia llamada → WhatsApp → correo. Pasa al siguiente canal solo si no hubo contacto en el anterior.
- Intentos por canal, tiempo entre intentos y horario en que se permite contactar, configurables por la empresa.
- Mientras no llegue la fecha comprometida, no se envían más avisos de ese pedido.
- Recordatorio al vencer la fecha sin entrega, con nueva fecha solicitada. Al llegar al máximo de intentos, el pedido queda en Pendiente para el personal.
C · Agente de voz
- Llamada saliente en español natural, desde un número mexicano, identificándose a nombre de la empresa.
- Informa folio, piezas, sucursal, dirección y horarios de atención.
- Pregunta qué día pasará el cliente, interpreta fechas habladas y las repite para confirmarlas.
- Detecta buzón de voz y llamadas no contestadas, y responde dudas básicas del pedido. Si el cliente pide hablar con alguien, lo deja marcado para el asesor.
D · WhatsApp y correo
- WhatsApp oficial de la empresa con plantillas de aviso y recordatorio aprobadas por Meta.
- Interpretación de la respuesta del cliente, registro de la fecha y mensaje de confirmación.
- Correo con la imagen corporativa, enviado desde el dominio de la empresa. Lectura de las respuestas para capturar la fecha.
E · Bitácora de seguimiento
- Vista de todos los pedidos en proceso con su estatus: Pendiente, Contactado, Fecha comprometida o Entregado.
- Historial por pedido: cada llamada con grabación y transcripción, cada mensaje y cada correo.
- Lista de pedidos que llegaron al límite de intentos, para que el personal les dé seguimiento.
- Acceso por usuario desde computadora y celular. Exportación a Excel.
F · Arranque
- Configuración de sucursales, direcciones, horarios de mostrador y guiones de llamada y mensaje.
- Pruebas contra el ambiente de pruebas del ERP antes de tocar producción.
- Piloto con pedidos reales, revisando cada llamada con el área de refacciones.
- Capacitación al área de refacciones y documentación técnica y de operación para Dostics.
No partimos de cero: ya operamos agentes de WhatsApp en producción integrados a sistemas de nuestros clientes. Fuera de este alcance y cotizables después: llamadas entrantes, otros procesos de postventa (servicio, citas, encuestas) y desarrollo de la API del ERP.
El ERP sigue siendo la fuente de verdad
El agente no guarda una copia paralela de los pedidos: lee y escribe en el ERP. Para cerrar el análisis necesitamos resolver estos puntos con quien administra el ERP:
- 01
¿Qué servicios expone la API para consultar los pedidos listos?
Documentación, autenticación y un ambiente de pruebas con datos de ejemplo.
- 02
¿Se puede escribir el resultado del contacto?
Estatus, canal, fecha y hora, y fecha comprometida. Si no, acordamos el formato del archivo de exportación.
- 03
¿Cómo sabe el ERP que un pedido ya se entregó?
Es lo que detiene los avisos y los recordatorios.
- 04
¿Los datos de contacto están completos y verificados?
Teléfono a diez dígitos y correo por cliente. Con datos incompletos, el agente salta al canal disponible.
Suponemos que la API ya existe o la habilita el equipo del ERP. Si hay que construirla, la cotizamos aparte.
Cinco semanas y un pago único
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN · PAGO ÚNICO
$65,000 MXN + IVA
Las seis piezas de la sección 04, con piloto, capacitación y 90 días de garantía.
| Operación administrada, desde la entrega | Hosting, monitoreo, respaldos, soporte y ajustes menores a guiones y reglas. | $3,500 / mes + IVA |
| Consumo de voz, WhatsApp y correo | Minutos de llamada, número telefónico, mensajes de WhatsApp e IA. Se paga directo a cada proveedor, sin margen. Con el volumen actual de 20 a 30 pedidos estimamos menos de $1,500 MXN al mes; lo confirmamos en el piloto. | Según uso |
Precio para Dostics, que lo integra a su propuesta al cliente final. Los datos son del cliente y el código desarrollado se transfiere al liquidar. Propuesta vigente por 30 días.
Lo que necesitamos
SOBRE LAS LLAMADAS Y WHATSAPP
El agente de voz llama desde un número mexicano dedicado que contratamos a nombre del proyecto. En WhatsApp, el primer mensaje a un cliente debe ser una plantilla aprobada por Meta; la aprobación suele tardar de uno a dos días y no detiene el desarrollo.
Adolfo Rangel Prado · HEYAY LABS · adolfo@heyaylabs.com · WhatsApp +52 33 1450 9643